Hướng dẫn chọn và sử dụng Notion, ClickUp, Monday để quản lý team hiệu quả với AI

TL;DR

Quản lý team hiệu quả = tập trung info vào 1 nơi + AI automation. Notion (wiki + docs + db, tốt cho knowledge management), ClickUp (task management mạnh, automation workflows), Monday.com (visual boards, dễ dùng cho non-tech team). AI giúp: auto-assign tasks, predict bottlenecks, summarize meetings, generate reports. Setup đúng cách: (1) Chọn 1 tool làm “single source of truth”, (2) Migrate data dần dần, (3) Train team, (4) Optimize workflows. Đừng dùng quá nhiều tools - chọn 1-2 tools chính và stick với nó.

Quản Lý Team: Từ “Mở 10 Tabs” Đến “Tất Cả Trong 1 Chỗ”

Câu chuyện: Startup Linh và “Địa Ngục 10 Tabs”

Linh có startup 5 người. Mỗi ngày như một “cuộc chiến”:

Sáng 8h:
- Mở Trello → Check tasks (Ai làm gì?)
- Mở Google Sheets → Xem doanh thu (Bao nhiêu tiền?)
- Mở Slack → Đọc 50 tin nhắn chưa đọc
- Mở Gmail → Reply 20 emails

Trưa 12h:
- Quên: Task nào assign cho ai?
- Tìm: File proposal khách hàng ở đâu?
- Confused: Meeting hôm qua quyết định gì?

Tối 6h:
- Đầu nổ tung! 🤯
- 10 tabs Chrome vẫn mở
- Chưa làm được việc gì!

Vấn đề: Quá nhiều tools → Thông tin rải rác → Mất thời gian tìm kiếm!

Giải pháp: “Unified Workspace” (Không Gian Làm Việc Thống Nhất)

Linh chuyển sang Notion AI:

1 Workspace duy nhất:
- Tasks: Ai làm gì, deadline khi nào
- Docs: Proposals, meeting notes, SOPs
- Database: Khách hàng, dự án, doanh thu
- Wiki: Kiến thức nội bộ

+ Notion AI:
- Tự viết meeting notes
- Tóm tắt thread dài thành bullet points
- Suggest next tasks

Kết quả:

Tiết kiệm: 2 giờ/ngày (tìm kiếm thông tin)
Team sync: Ai cũng biết ai làm gì
Stress giảm: Không còn “đầu nổ tung”!

Sự Thật: Quản Lý Doanh Nghiệp = 3 Tầng

Trước khi chọn tool, hiểu rõ 3 tầng quản lý:

TẦNG 1: ORGANIZATIONAL (Tổ Chức) 📋

Quản lý:

Tasks (Công việc)
Deadlines (Hạn chót)
Assignments (Ai làm gì)

Ví dụ:

“Project A: Deadline 20/1, An làm design, Bình làm content”

Tools: Notion, ClickUp, Monday, Asana

TẦNG 2: ANALYTICAL (Phân Tích) 📊

Quản lý:

Data (Dữ liệu)
Reports (Báo cáo)
Dashboards (Bảng điều khiển)

Ví dụ:

“Doanh thu tháng này: 100 triệu, tăng 20% so với tháng trước”

Tools: Notion Database, ClickUp Analytics, Google Sheets

TẦNG 3: INTELLIGENT (Thông Minh - AI) 🤖

AI làm gì:

Predict (Dự đoán): “Project này có thể trễ deadline”
Suggest (Gợi ý): “Bạn nên assign task này cho An”
Automate (Tự động): “Tự tạo meeting notes từ transcript”

Tools: Notion AI, ClickUp Brain, Monday AI, Slack AI

So Sánh Tools Theo QUY MÔ

Tool	Phù hợp cho	Điểm mạnh	Giá
Notion	1-10 người	Docs + Database, dễ học	Free-$8/người
ClickUp	5-50 người	Task management mạnh, AI Brain	Free-$19/người
Monday	10-100 người	Visual workflows, dễ dùng	$8-$16/người
Asana	10-50 người	Task tracking, timeline	Free-$24/người
HubSpot	Sales teams	CRM + AI Copilot	$15-$100/người

NOTION vs CLICKUP: Chọn Ai?

Notion - “Cho Mọi Người”

Tính cách:

Đơn giản, dễ học
Linh hoạt (làm được nhiều thứ)
Thích hợp văn phòng, creative team

Điểm mạnh:

✅ Docs + Wiki siêu mạnh ✅ Database linh hoạt (CRM, Projects, Products…) ✅ AI Writer tích hợp tốt ✅ Templates đẹp, dễ dùng

Điểm yếu:

❌ Task management không mạnh bằng ClickUp ❌ Không có Gantt chart tốt

Khi nào dùng Notion?

🏢 Startup nhỏ (1-10 người)
🏢 Creative team (agency, design studio)
🏢 Cần Wiki/Docs nhiều hơn Tasks

Ví dụ Việt:

Agency MarketingAgency Việt (7 người):
- Mỗi project = 1 Notion page
- Database: Clients, Projects, Content Calendar
- AI viết brief cho khách tự động
- Wiki: SOPs, Brand guidelines

ClickUp - “Cho Dân Project Management”

Tính cách:

Mạnh mẽ, phức tạp
Dành cho người “geek”
Thích hợp dev team, product team

💻 Dev team (làm software)
💻 Agency lớn (nhiều projects cùng lúc)
💻 Cần quản lý chặt chẽ từng task

Ví dụ Việt:

Startup Tech Sài Gòn (15 dev):
- Mỗi sprint = 2 tuần
- ClickUp track: Tasks, bugs, features
- Brain AI: Warn nếu task có thể delay
- Dashboard: CEO xem progress real-time

Bảng So Sánh Chi Tiết

Tiêu chí	Notion	ClickUp
Độ khó	⭐⭐ (Dễ)	⭐⭐⭐⭐ (Khó)
Docs/Wiki	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐
Task Management	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
AI Features	Writer, Summarize	Brain (predict, auto-assign)
Giá (Free)	Unlimited pages	100MB storage
Giá (Paid)	$8/người	$7-19/người

WORKFLOW: Từ CHAOS → AI-POWERED

Stage 1: CHAOS (Rối Loạn) 😵

Tình huống:

Team 5 người:
- An dùng Trello
- Bình dùng Asana
- Chi dùng Google Sheets
- Dũng dùng WhatsApp notes
- Em: "Ủa task tui ở đâu???"

Vấn đề:

Không ai biết ai làm gì
Thông tin rải rác 5 nơi
Mất 30% thời gian chỉ để… tìm kiếm!

Stage 2: CENTRALIZED (Tập Trung) 🎯

Giải pháp: Chọn 1 tool chung

Setup (VD: Notion):

Week 1: Onboard Team

- Create workspace
- Import data từ Trello/Sheets
- Train team 2 giờ

Week 2: Structure

- Tạo templates:
  - Project template
  - Meeting notes template
  - Client brief template
- Set SOPs (Standard Operating Procedures)

Week 3: Adopt

- Mọi người bắt đầu dùng
- Rule: "Mọi thông tin phải vào Notion"

Kết quả:

✅ Tìm thông tin: 5 phút thay vì 30 phút
✅ Onboard người mới: 1 ngày thay vì 1 tuần
✅ Sync team: Ai cũng biết ai làm gì

Stage 3: AI-POWERED (Thông Minh) 🤖

Bật AI features:

Notion AI:

1. Auto Meeting Notes

Sau meeting:
"Notion AI, viết meeting notes từ transcript"

AI tự động:
- Tóm tắt discussion
- List action items
- Assign tasks

2. Smart Summaries

Thread discussion dài 50 messages

"Notion AI, tóm tắt thành 3 bullet points"

AI cho:
- Quyết định chính: X
- Action items: Y, Z
- Next meeting: Ngày DD/MM

ClickUp Brain:

1. Predict Delays

Brain AI phát hiện:
"Task 'Design Homepage' có 80% khả năng delay
vì An đang bận 3 tasks khác."

Suggest:
"Re-assign cho Bình hoặc extend deadline 2 ngày"

2. Auto-Assign Tasks

Task mới được tạo:
"Website bug fix"

Brain AI:
"Task này phù hợp nhất cho Chi (dev),
based on skill + workload"

Slack AI:

1. Thread Summarize

Thread 100 messages về "Q1 Strategy"

Hỏi Slack AI:
"Tóm tắt thread này"

AI cho:
- Decision: Focus TikTok marketing
- Owner: Bình
- Budget: 50 triệu

2. Smart Search

"File proposal khách hàng X ở đâu?"

AI tìm trong:
- Messages
- Files
- Notion links
→ Cho kết quả ngay!

Kết Quả Cuối:

So sánh 3 Stages:

Metrics	Chaos	Centralized	AI-Powered
Tìm info	30 phút	5 phút	30 giây (AI search)
Onboard mới	1 tuần	1 ngày	2 giờ (AI guide)
Meeting notes	1 giờ viết	30 phút	5 phút (AI auto)
Missed tasks	20%	5%	<1% (AI remind)

CASE STUDY: Agency 10 Người

Challenge:

Agency Việt, 10 người:
- 5 marketers
- 3 designers
- 2 PMs

Problems:
- Client briefs rải rác Gmail/Slack
- Không biết ai đang làm gì
- Deadline hay miss

Solution: Notion + Notion AI

Setup (2 tuần):

Database 1: Clients

Fields:
- Tên khách hàng
- Industry
- Contact person
- Projects (linked)

Database 2: Projects

Fields:
- Project name
- Client (linked)
- Status (Not started / In progress / Done)
- Deadline
- Assigned to
- Brief (AI-generated)

Database 3: Content Calendar

- Date
- Platform (FB/IG/TikTok)
- Content type
- Assignee

AI Automation:

1. Brief Generation

Client gửi email brief mới

→ Forward vào Notion

Notion AI:
- Đọc email
- Tạo project page
- Extract: Goals, Deadlines, Budget
- Suggest assignee

2. Status Updates

Every Monday morning:

Notion AI tự động:
- Summarize: Projects completed last week
- List: Projects due this week
- Warn: Projects at risk of delay
→ Send vào Slack channel

Results (Sau 3 tháng):

Metric	Before	After	Change
Projects on time	60%	95%	+58%
Time search info	2h/ngày	15 phút/ngày	-87%
Client satisfaction	7/10	9/10	+29%
Revenue	100 triệu	140 triệu	+40%

ROI:

Investment: Notion Team ($80/tháng)
Savings: 2h x 10 người x 20 ngày = 400 giờ/tháng
Value: 400h x 100k/h = 40 triệu/tháng

ROI = 500x! 🚀

CHI PHÍ & ROI

Pricing Breakdown:

Notion:

Free: OK cho 1-3 người
Plus ($8/người): Unlimited AI, advanced permissions
Business ($15/người): Advanced features

VD: Team 10 người = $80-150/tháng

ClickUp:

Free: 100MB, basic features
Unlimited ($7/người): Unlimited storage
Business ($12/người): Advanced dashboards
Enterprise ($19/người): White label, API

VD: Team 10 người = $70-190/tháng

ROI Calculator:

Tiết kiệm thời gian:

Team 10 người
Mỗi người tiết kiệm: 1 giờ/ngày
= 10 giờ x 20 ngày = 200 giờ/tháng

Value: 200h x 100k/giờ = 20 triệu VND

Chi phí tool: 2 triệu/tháng

ROI: 1000%!