TL;DR

Xây “Team AI” = biến AI từ công cụ random thành hệ thống làm việc 24/7. 4 bước: (1) Map công việc hàng ngày, (2) Assign AI cho từng role (Writer, Analyst, Coder…), (3) Tạo workflows kết nối các AI, (4) Monitor & optimize. Ví dụ: “Marketing AI” (gen content) → “Editor AI” (refine) → “Analyst AI” (track performance). Benefits: tiết kiệm 50-70% thời gian, chất lượng consistent, scale dễ dàng. Key: Định nghĩa rõ role & responsibility cho từng AI như quản lý team thật.

Xây “Team AI”: Bạn = CEO, AI = Nhân Viên!

Câu chuyện: Linh và “Hỗn Loạn 5 AI”

Linh dùng AI mỗi ngày, nhưng…

Sáng 8h:
🤖 ChatGPT: Viết email cho khách
   (Xong → Đóng tab)

Trưa 12h:
🎨 Midjourney: Tạo ảnh post Instagram
   (Xong → Đóng Discord)

Chiều 3h:
🔍 Perplexity: Research đối thủ
   (Xong → Đóng tab)

Chiều 5h:
📝 Notion AI: Viết meeting notes
   (Xong → Đóng)

Tối 6h:
🖼️ Canva AI: Design banner
   (Xong → Đóng)

Cuối ngày, Linh nhận ra:

• ❌ Quên hết đã làm gì ở đâu
• ❌ Lặp lại công việc (vì không nhớ)
• ❌ Không có hệ thống (mỗi ngày khác nhau)

Vấn đề: Dùng AI kiểu “Google Search” - Mở → Hỏi → Đóng → Quên!

Sự Thật: Bạn Cần “AI Operating System”

Cách Cũ (Kiểu Google Search):

Có việc → Mở AI → Hỏi → Đóng → Lặp lại

❌ Không có memory
❌ Không có workflow
❌ Lãng phí thời gian

Cách Mới (AI Operating System):

Build "AI Team" cố định:
- Mỗi AI = 1 vai trò rõ ràng
- Workflow cố định
- Bạn = CEO điều phối

✅ Có system
✅ Nhớ long-term
✅ Hiệu quả gấp 10x

Ẩn Dụ: Công Ty vs AI Team

Hãy tưởng tượng bạn mở 1 công ty:

Công ty không có AI:

Total: 70 triệu/tháng! 💸

Công ty có AI Team:

Total: 2 triệu/tháng! 🎉

Tiết kiệm: 68 triệu/tháng = 816 triệu/năm! 📈

6 VAI TRÒ TRONG “AI TEAM”

1. STRATEGIST (Chiến Lược Gia) - GPT-5

Làm gì:

• Lên kế hoạch, phân tích
• Tư duy logic, step-by-step
• Quyết định chiến lược

Ví dụ:

"Lên kế hoạch marketing cho Q1 2024,
budget 50 triệu, target 1000 khách mới"

→ GPT-5 cho:
- 12-week plan
- Budget allocation
- KPIs to track

Khi nào dùng:

• Đầu dự án (planning phase)
• Khi cần phân tích logic
• Ra quyết định quan trọng

2. WRITER (Nhà Văn) - Claude

Làm gì:

• Viết content dài, có cảm xúc
• Email, blog, storytelling
• Editing, refinement

Ví dụ:

"Viết email marketing về sale Tết,
tone ấm áp, nhớ nhà, 300 từ"

→ Claude viết:
Email có hook, story, CTA tự nhiên

Khi nào dùng:

• Cần văn hay, có cảm xúc
• Blog posts, email campaigns
• Brand storytelling

3. DESIGNER (Họa Sĩ) - Midjourney/DALL-E

Làm gì:

• Tạo visual concepts
• Moodboards, illustrations
• Social media graphics

Ví dụ:

"Tạo banner Instagram về sale Tết,
phong cách traditional Việt Nam,
màu đỏ vàng"

→ Midjourney tạo 4 options

Khi nào dùng:

• Cần ảnh/graphics
• Concept art
• Social media content

4. RESEARCHER (Nhà Nghiên Cứu) - Perplexity

Làm gì:

• Tìm thông tin, fact-check
• Market research
• Competitor analysis

Ví dụ:

"Phân tích 3 đối thủ chính trong ngành trà sữa VN:
The Alley, Gong Cha, Tocotoco"

→ Perplexity cho:
- SWOT analysis
- Pricing comparison
- Customer reviews summary
+ Links nguồn!

Khi nào dùng:

• Đầu dự án (research phase)
• Cần fact-check
• Tìm insights mới

5. ASSISTANT (Trợ Lý) - ChatGPT/Claude (Dùng Luôn!)

Làm gì:

• Viết meeting notes
• Tóm tắt documents
• Organize information

Ví dụ:

Sau meeting 1 giờ:
"ChatGPT, tóm tắt meeting notes thành action items"

→ ChatGPT cho:
- 5 decisions made
- 8 action items (assigned to who)
- Next meeting: Date

Khi nào dùng:

• Hàng ngày (organization)
• Meeting notes
• Knowledge management

Lưu ý: Không cần Notion AI riêng! ChatGPT/Claude đã làm tốt vai trò này.

6. EXECUTOR (Người Thực Thi) - ClickUp Brain/Make.com

Làm gì:

• Execute tasks tự động
• Track deadlines
• Remind & alert

Ví dụ:

ClickUp Brain:
- Auto-assign tasks based on workload
- Predict: "Task này có thể delay"
- Remind: "Deadline 2 ngày nữa!"

Khi nào dùng:

• Quản lý tasks
• Automation
• Team collaboration

2 CÁCH XÂY “AI TEAM” (Chọn Theo Budget!)

APPROACH 1: Multi-AI Team (Budget: 2-3 triệu/tháng)

Phù hợp cho:

• Freelancer/Agency có thu nhập ổn định
• Startup có budget marketing/tools
• Người cần tối ưu từng công việc

Setup:

Subscribe nhiều AI:
- ChatGPT Plus: $20 (Strategy + Assistant)
- Claude Pro: $20 (Writing)
- Midjourney: $30 (Design)
- Perplexity Pro: $20 (Research)
Total: ~$90/tháng (~2.2 triệu VND)

* Không cần Notion AI riêng ($20) - Dùng luôn GPT/Claude!

Advantage: ✅ Best tool cho từng việc ✅ Không bị giới hạn ✅ Kết quả tốt nhất

APPROACH 2: Single-AI Team (Budget: 500k-1 triệu/tháng) 💰

Phù hợp cho:

• Sinh viên, người mới bắt đầu
• Budget thấp
• Chỉ cần 1 AI mạnh

Concept: Thay vì thuê 6 người → Thuê 1 người làm 6 vai trò!

Option A: ChatGPT + Custom GPTs

Subscribe: ChatGPT Plus ($20/tháng = ~500k)

Tạo 6 Custom GPTs:

1. “Strategist GPT”

Instructions:
"Bạn là chiến lược gia marketing.
Nhiệm vụ: Phân tích, lên kế hoạch, tư duy logic.
Luôn cho output dạng: Plan → Steps → Metrics."

2. “Writer GPT”

Instructions:
"Bạn là copywriter chuyên nghiệp.
Tone: Ấm áp, có cảm xúc, storytelling.
Luôn có: Hook → Body → CTA."

3. “Researcher GPT”

Instructions:
"Bạn là market researcher.
Luôn tìm data, cite nguồn, SWOT analysis.
Format: Summary → Insights → Recommendations."

4. “Designer Prompts GPT”

Instructions:
"Bạn viết prompts cho Midjourney/DALL-E.
Output: 3 prompt variations, detailed descriptions."

5. “Assistant GPT”

Instructions:
"Bạn là trợ lý cá nhân.
Tóm tắt meetings, tạo to-do lists, organize info."

6. “Code Helper GPT”

Instructions:
"Bạn là coding assistant.
Viết code sạch, có comments, giải thích logic."

Cách dùng:

Sáng: Mở "Strategist GPT" → Lên plan
Trưa: Mở "Writer GPT" → Viết content
Chiều: Mở "Researcher GPT" → Research
→ Switch giữa các GPTs tùy công việc!

Chi phí: $20/tháng (~500k)

Option B: Gemini + AI Studio System Instructions

Subscribe: Gemini Advanced ($20/tháng)

Tạo 6 Presets trong AI Studio:

Cách setup:

1. Vào AI Studio (aistudio.google.com)
2. Tạo "New Chat"
3. Set System Instruction
4. Save as Preset

Preset 1: “Marketing Strategist”

System Instruction:
Role: Senior Marketing Strategist
Task: Create detailed marketing plans
Output Format:
  - Executive Summary
  - 12-week timeline
  - Budget allocation
  - KPIs
Tone: Professional, data-driven

Preset 2: “Content Writer”

System Instruction:
Role: Creative Copywriter
Specialization: Blog, Email, Social Media
Tone: Warm, engaging, storytelling
Always include: Hook, Story, CTA

Preset 3: “Market Researcher”

System Instruction:
Role: Market Analyst
Task: Research competitors, market trends
Output: Always cite sources, data-driven
Format: Executive Summary + Deep Dive

[Tạo thêm 3 presets cho Designer Prompts, Assistant, Code Helper]

Cách dùng:

Mỗi công việc → Load preset phù hợp
→ System instruction tự set "nhân cách" cho Gemini!

Chi phí: $20/tháng (~500k)

Option C: Claude + Projects

Subscribe: Claude Pro ($20/tháng)

Tạo 6 Projects:

Project Structure:

Project: "Marketing Strategist"
  - Custom Instructions: [ROLE DEFINITION]
  - Knowledge Base: [UPLOAD DOCS về chiến lược]
  - Chat History: Chỉ về strategy

Project: "Content Writer"
  - Custom Instructions: [WRITER ROLE]
  - Knowledge Base: [Brand guidelines, past content]
  
[Tạo thêm 4 projects...]

Advantage của Claude Projects:

• Upload documents → AI nhớ context
• Mỗi project = 1 “brain” riêng

Chi phí: $20/tháng (~500k)

So Sánh 3 Options (Single-AI):

Recommendation:

• Người mới: ChatGPT (Custom GPTs dễ nhất)
• Cần context dài: Claude (Projects với docs)
• Dân Google: Gemini (AI Studio integration)

So Sánh 2 Approaches:

Lời khuyên:

Tháng 1-3: Approach 2 (Single-AI)
→ Học cách dùng, build workflows

Tháng 4+: Nếu thấy ROI → Upgrade Approach 1
→ Scale up với multi-AI team

4 BƯỚC XÂY “AI TEAM”

(Áp dụng được cho CẢ 2 Approaches!)

BƯỚC 1: Liệt Kê Công Việc Lặp Lại (30 phút)

Hãy trả lời:

“3 công việc tui làm LẶP ĐI LẶP LẠI mỗi tuần/tháng là gì?”

Ví dụ (Marketer):

1. Viết email campaign (mỗi tuần)
2. Tạo social media posts (mỗi ngày)
3. Research competitors (mỗi tháng)
4. Báo cáo cho sếp (cuối tuần)

Ví dụ (Content Creator):

1. Brainstorm video ideas (đầu tuần)
2. Viết script (mỗi video)
3. Tạo thumbnail (mỗi video)
4. Analyze performance (cuối tuần)

Template:

Công việc tui lặp lại:
1. [CÔNG VIỆC 1] - [TẦN SUẤT]
2. [CÔNG VIỆC 2] - [TẦN SUẤT]
3. [CÔNG VIỆC 3] - [TẦN SUẤT]

BƯỚC 2: Assign AI Cho Mỗi Việc (20 phút)

Match công việc với AI phù hợp:

Template:

[CÔNG VIỆC 1] → [AI] (vì [LÝ DO])
[CÔNG VIỆC 2] → [AI] (vì [LÝ DO])
[CÔNG VIỆC 3] → [AI] (vì [LÝ DO])

BƯỚC 3: Tạo Workflow Cố Định (30 phút)

Thiết kế “SOP” (Standard Operating Procedure) cho mỗi việc:

Ví dụ: Email Marketing Campaign

Workflow (Mỗi Thứ 2):

9:00 - Perplexity (15 phút):
"Trend marketing tuần này trong ngành [X]?"

9:15 - GPT-5 (20 phút):
"Dựa trên trends trên, lên outline email campaign
cho tuần này, target [AUDIENCE], goal [GOAL]"

9:35 - Claude (30 phút):
"Viết 3 email theo outline,
tone [TONE], length [LENGTH]"

10:05 - Canva AI (15 phút):
"Tạo banner cho email, match với content"

10:20 - Notion (10 phút):
"Document campaign vào database,
schedule send dates"

→ DONE trong 1.5 giờ!
(Trước đây: Cả ngày!)

BƯỚC 4: Document & Iterate (Ongoing)

Ghi lại workflow vào Notion:

Template Notion Page:

# Email Campaign Workflow

## Goals:
- Gửi 3 emails/tuần
- Open rate >25%
- CTR >5%

## Workflow:
1. [Perplexity] Research trends (15 min)
   Prompt: "..."
   
2. [GPT-5] Create outline (20 min)
   Prompt: "..."
   
3. [Claude] Write emails (30 min)
   Prompt: "..."

## Lessons Learned:
- Week 1: [INSIGHT]
- Week 2: [INSIGHT]

## Improvements:
- [ ] Test A/B subject lines
- [ ] Add more personalization

Mỗi tuần:

• Review: Có gì improve không?
• Update prompts nếu cần
• Add/remove steps

CASE STUDY: Lan - Content Creator

BEFORE (Chaos):

Daily routine:

Sáng: 2 giờ brainstorm ideas (stress!)
Trưa: 3 giờ viết script
Chiều: 1 giờ làm thumbnail
Tối: Quay/edit video

Total: 6+ giờ chỉ cho PREP!

Vấn đề:

• ❌ Burnout
• ❌ Chất lượng không ổn định
• ❌ Không scale được

AFTER (AI Team):

AI Team của Lan:

New Workflow (Monday Morning):

9:00 - 9:30 (30 phút): Brainstorm

GPT-5: "Cho 20 video ideas về [TOPIC],
format: Short-form (60s), trending,
audience: Gen Z VN"

→ 20 ideas trong 30 phút!
(Trước: 2 giờ chỉ được 5 ideas)

9:30 - 10:30 (1 giờ): Scripts

Claude: "Viết script cho 3 ideas hay nhất,
tone: Fun, relatable, có hook đầu 3s"

→ 3 scripts hoàn chỉnh!

10:30 - 11:00 (30 phút): Thumbnails

Midjourney: "Tạo thumbnail cho mỗi video,
style: Bright, eye-catching, text bold"

→ 3 thumbnails professional!

11:00 - 12:00: Notion organize

• Upload scripts
• Schedule filming days
• Track performance

Results (Sau 3 tháng):

ROI:

• Investment: $70/tháng (AI tools)
• Savings: 4h x 30 days x 200k/h = 24 triệu/tháng
• ROI: 34,000%! 🚀

TỔ

NG KẾT

3 Nguyên Tắc “AI Team”:

1. Bạn = CEO, Không Phải “User”

• ❌ Sai: “Tui dùng AI”
• ✅ Đúng: “Tui điều phối team AI”

2. Workflow > Tools

• Không quan trọng AI nào “tốt nhất”
• Quan trọng: Workflow có clear không?

3. Document Everything

• Ghi lại prompts
• Ghi lại workflows
• Ghi lại lessons learned

Action Plan

Tuần này (2 giờ):

• Liệt kê 3 công việc lặp lại
• Assign AI cho mỗi công việc
• Tạo workflow cho 1 công việc (pilot)
• Test workflow 1 tuần

Tháng này:

• Nếu pilot OK → Scale to 3 workflows
• Document vào Notion
• Measure: Tiết kiệm bao nhiêu giờ?

Quý này:

• Build full “AI Operating System”
• Train người khác dùng
• Share case study (ROI numbers)

Template: “My AI Team”

# My AI Team

## Team Members:

### Strategist: GPT-5
- Công việc: [LIST]
- Dùng khi: [WHEN]
- Prompts thường dùng: [PROMPTS]

### Writer: Claude
- Công việc: [LIST]
- Dùng khi: [WHEN]
- Prompts: [PROMPTS]

### [ADD MORE...]

## Workflows:

### Workflow 1: [NAME]
- Mục tiêu: [GOAL]
- Tần suất: [FREQUENCY]
- Steps:
  1. [AI] - [ACTION] (TIME)
  2. [AI] - [ACTION] (TIME)
  ...
  
### [ADD MORE...]

## Metrics:
- Time saved/week: [X hours]
- Quality improvement: [Y%]
- Stress reduction: [Z/10 → A/10]

→ Copy template này vào Notion, điền vào, và bạn đã có “AI Operating System”!

AI không thay thế bạn - AI là TEAM của bạn. Bạn là CEO! Hãy điều phối team thông minh! 👨‍💼🤖