[THỰC HÀNH] Xây Tài Liệu Chuẩn + Biên Tập Như Editor

📌 TLDR

Tui chỉ bạn 2 bước quan trọng: xây template tài liệu (để không bị loạn) và biên tập bằng prompt (để rõ, gọn, đúng tone).

Vấn Đề Thực Tế

Bạn cần viết báo cáo, proposal, brief…
Nhưng mỗi lần lại viết từ đầu, format lộn xộn, tone không đồng đều.
Giống như đi làm mà không có checklist.

Giải Pháp: Template → Fill → Edit

1. Template trước: xác định cấu trúc
2. Điền dữ liệu: cho AI biết bạn có gì
3. Edit như editor: làm rõ, cắt bớt, chỉnh giọng

Workflow Cơ Bản (7 Bước)

1. Xác định loại tài liệu (report, proposal, brief)
2. Yêu cầu AI tạo khung mục lục
3. Bổ sung câu hỏi cho từng mục
4. Biến khung thành template điền chỗ trống
5. Đổ dữ liệu thật vào template
6. Yêu cầu AI chỉnh tone theo đối tượng
7. Biên tập logic + rút gọn

Ví Dụ Thực Tế (Bối Cảnh VN)

Case: Báo cáo thị trường quán cà phê HN
Output: 1 bản report + 1 bản slide note

Prompt tạo template

Bạn là Business Consultant.
Hãy tạo template cho báo cáo thị trường gồm:
- Executive Summary
- Market Overview
- Competitor Landscape
- Customer Insights
- Opportunities & Recommendations

Mỗi phần hãy gợi ý 4-5 câu hỏi cần trả lời.

Templates Sẵn Dùng

Template 1: Khung tài liệu điền chỗ trống

Tạo template báo cáo dạng fill-in-the-blank.
Mỗi mục có [GỢI Ý] để điền dữ liệu.

Ví dụ:
Executive Summary:
- Mục tiêu: [ ... ]
- Phạm vi: [ ... ]
- Kết luận chính: [ ... ]

Template 2: Biên tập theo đối tượng

Bạn là Editor.
Hãy chỉnh lại tài liệu sau cho phù hợp với đối tượng [nhà đầu tư/đội nội bộ/khách hàng].
Yêu cầu:
- Rõ ràng
- Mỗi đoạn 1 ý
- Tone phù hợp đối tượng

Troubleshooting

Issue 1: Bài dài và lan man
Fix: Giới hạn số từ từng phần

Mỗi mục tối đa 120 từ, mỗi đoạn tối đa 4 câu.

Issue 2: Tone không đúng đối tượng
Fix: Nêu rõ persona + mục tiêu

Persona: CFO, cần số liệu, tone ngắn gọn.

Action Plan (Checklist)

• Chọn 1 tài liệu bạn hay viết
• Tạo template 1 lần
• Điền dữ liệu thật vào template
• Tạo 2 phiên bản: nội bộ và khách hàng
• Lưu template vào Prompt Library

Kết Luận

Key idea: Đừng viết tài liệu kiểu “tay trần”.
Template là cái khuôn, editor prompt là dao gọt — combo này giúp bạn làm nhanh mà vẫn chuẩn.